AKOKVO Workflow - Administrator Uputstvo

Prijava na sistem

1. Posjetite https://podnesi-zahtjev.akokvo.me/
2. Kliknite na "Prijava" u gornjem meniju
3. Unesite svoje korisničko ime i lozinku
4. Nakon uspješne prijave, bit ćete preusmjereni na Admin Dashboard

Admin Dashboard

Admin Dashboard je centralno mjesto za upravljanje svim zahtjevima za akreditaciju.

Pristup

• URL: /admin-dashboard
• Meni: Aplikacije → Admin Dashboard

Pregled Dashboard-a

Statistika:

• Ukupno zahtjeva
• ✓ Odobreno: broj odobrenih zahtjeva
• ✗ Odbijeno: broj odbijenih zahtjeva

Filteri:

• Status - Filter po statusu predmeta
• Koordinator - Prikaz predmeta dodijeljenih određenom koordinatoru ili neraspodijeljenih
• Pretraga - Pretraga po broju zahtjeva ili nazivu programa

Tabela zahtjeva:

Akcije:

• 📋 (Modal) - Brzi pregled svih podataka u modalu bez napuštanja dashboard-a
• 👁️ (View) - Otvara detaljnu stranicu sa svim podacima predmeta
• 🔄 (Status) - Promjena statusa i pregled logova
• ✏️ (Edit) - Uređivanje podataka predmeta
• 🗑️ (Delete) - Brisanje predmeta

Dodjela predmeta koordinatorima

Kao administrator, Vaša glavna odgovornost je dodjela novih zahtjeva koordinatorima.

Postupak dodjele:

1. Pronađite novi zahtjev
   • Status: "Podnesen"
   • Koordinator: "-" (neraspodijeljeno)
2. Otvorite modal sa statusom
   • Kliknite na ikonicu 🔄 (Status)
3. Dodijelite koordinatoru
   • Odaberite status: "Dodijeljen koordinatoru"
   • Iz dropdown liste odaberite koordinatora
   • Kliknite "Sačuvaj promjene"
4. Email notifikacije
   • Koordinator će primiti email sa informacijama o predmetu
   • Ustanova će primiti email sa kontakt podacima dodijeljenog koordinatora

Upravljanje predmetima

Pregled detalja

Modal prikaz (📋):

• Brzi pregled bez napuštanja dashboard-a
• Sve sekcije: podaci o ustanovi, program, dokumenti, komunikacija, komisija
• Zatvaranje: klik van modala ili ESC taster

Detaljna stranica (👁️):

• Kompletan prikaz svih podataka
• Pristup svim dokumentima
• Hronološki prikaz komunikacije

Promjena statusa

Administrator može mijenjati status predmeta kroz sve faze workflow-a:

Workflow statusi:

1. Podnesen - Početni status nakon podnošenja zahtjeva
2. Dodijeljen koordinatoru - Admin dodijelio predmet koordinatoru
3. Dopuna potrebna - Koordinator zahtijeva dopunu dokumentacije
4. U dopuni - Ustanova upload-uje dopunu
5. Kompletan - Predmet spreman za komisiju
6. Proslijeđen komisiji - Poslan članovima komisije
7. Dopuna na zahtjev komisije - Komisija zahtijeva dodatnu dokumentaciju
8. U dopuni - komisija - Ustanova dostavlja dopunu komisiji
9. Dogovorena posjeta - Zakazan datum posjete komisije
10. Dostavljen izvještaj komisije - Komisija dostavila izvještaj
11. Izjašnjenje ustanove - Ustanova dostavila izjašnjenje na izvještaj
12. Odluka Akreditacionog odbora - Finalna odluka (Odobreno/Odbijeno)

Uređivanje predmeta

1. Kliknite na ✏️ (Edit) u koloni Akcije
2. Uredi bilo koje polje
3. Kliknite "Sačuvaj izmjene"

Brisanje predmeta

1. Kliknite na 🗑️ (Delete)
2. Potvrdite brisanje u dijalogu
3. Predmet će biti trajno obrisan

Komisijski workflow

Slanje predmeta komisiji

1. Otvorite status modal (🔄)
2. Odaberite status: "Proslijeđen komisiji"
3. Unesite email adrese članova komisije (odvojene zarezom)
4. Dodajte napomene za komisiju (opciono)
5. Sačuvajte

Šta se dešava:

• Svaki član komisije dobija email sa review linkom
• Link omogućava pregled svih podataka i dokumenata
• Komisija može download-ovati svu dokumentaciju (ZIP)
• Token-based pristup (ne zahtijeva login)

Zakazivanje posjete komisije

1. Odaberite status: "Dogovorena posjeta"
2. Unesite datum posjete
3. Dodajte napomene (opciono)
4. Sačuvajte

Email: Ustanova dobija notifikaciju sa datumom i napomenama.

Upload izvještaja komisije

1. Odaberite status: "Dostavljen izvještaj komisije"
2. Upload PDF izvještaja
3. Dodajte komentar (opciono)
4. Sačuvajte

Email: Ustanova dobija izvještaj i link za dostavljanje izjašnjenja.

Finalna odluka

1. Odaberite status: "Odluka Akreditacionog odbora"
2. Odaberite tip odluke: Odobren ili Odbijen
3. Upload dokument odluke
4. Dodajte obrazloženje
5. Sačuvajte

Email: Ustanova dobija odluku sa dokumentom i obrazloženjem.

Upravljanje korisnicima

Pristup

• URL: /upravljanje-korisnicima
• Meni: Podesavanja → Upravljanje korisnicima

Kreiranje ustanove

1. Kliknite na "Dodaj novu ustanovu"
2. Popunite formu:
   • Ime i prezime kontakt osobe
   • Email (korisničko ime)
   • Naziv ustanove
   • Sjedište i adresa
   • Kontakt telefon
3. Povuci iz AKOKVO registra (opciono):
   • Kliknite na checkbox
   • Pretražite registar po nazivu
   • Podaci se automatski popunjavaju
4. Kliknite "Kreiraj ustanovu"

Email: Ustanova dobija welcome email sa kredencijalima.

Kreiranje AKOKVO osoblja

Tipovi korisnika:

• Koordinator - Upravlja dodijeljenim predmetima
• Administrator - Puna kontrola sistema
• Arhiva - Read-only pristup svim predmetima

Postupak:

1. Kliknite na "Dodaj novo osoblje"
2. Popunite formu:
   • Ime
   • Prezime
   • Email
   • Kontakt telefon
   • Tip korisnika (Koordinator/Administrator/Arhiva)
3. Kliknite "Kreiraj osoblje"

Email: Korisnik dobija welcome email sa kredencijalima.

Upravljanje postojećim korisnicima

Tabela korisnika:

• Lista svih korisnika sa osnovnim podacima
• Filter po tipu korisnika
• Pretraga po imenu/emailu

Akcije:

• Detalji - Prikaz svih informacija
• Promijeni rolu - Promjena tipa korisnika
• Promijeni lozinku - Direktna promjena ili slanje reset linka
• Obriši - Trajno brisanje korisnika

Pregled aktivnosti i email logova

Activity Logs

Pristup: /svi-logovi

Šta prikazuje:

• Sve akcije na svim predmetima
• Ko je izvršio akciju
• Datum i vrijeme
• Detalji promjene

Funkcionalnosti:

• Filter po predmetu
• Pretraga
• Paginacija (50 logova po stranici)
• Arhiviranje starih logova
• Brisanje arhiviranih logova

Email Logs

Pristup: /email-notifikacije

Šta prikazuje:

• Sve poslate email notifikacije
• Primatelj, tip emaila, predmet
• Status: Uspješno poslato ili Greška
• Datum slanja

Funkcionalnosti:

• Filter po predmetu
• Filter po tipu emaila
• Pretraga
• Paginacija

Podešavanja sistema

Pristup

• URL: /admin-podesavanja
• Meni: Podesavanja → Admin Podešavanja

Opcije

Email podešavanja:

• Email koordinatora (BCC kopija)
• Email administratora (BCC kopija)
• Naziv sajta za emailove
• Uključi/isključi email notifikacije

Formidable podešavanja:

• Form ID/Key za zahtjev formu

Workflow podešavanja:

• Default rok za dopunu (dani)
• Logova po stranici
• Auto-arhiviranje logova (dani)

Sistemski logovi:

• Pregled grešaka i upozorenja
• Download logova

Najbolje prakse

Dodjela predmeta

• Dodjelite predmet što prije nakon podnošenja
• Ravnomjerno distribuirajte predmete među koordinatorima
• Provjerite da li koordinator ima specifične kompetencije za oblast

Komunikacija

• Uvijek pregledajte activity log prije promjene statusa
• Dodajte jasne napomene pri zahtijevanju dopune
• Provjerite da li su svi dokumenti kompletni prije slanja komisiji

Komisijski workflow

• Email adrese članova komisije pažljivo unesite
• Dodajte relevantne napomene za komisiju
• Provjerite da li su svi dokumenti dostupni prije slanja

Finalna odluka

• Upload odluke u PDF formatu
• Jasno obrazložite odluku
• Provjerite da li je sve dokumentovano prije slanja

Često postavljana pitanja

Mogu li promjeniti dodijeljenog koordinatora?

Trenutno ne. Jednom dodijeljeni predmet ostaje kod istog koordinatora.

Šta ako koordinator nije dostupan?

Kao administrator, možete preuzeti sve akcije na bilo kom predmetu.

Kako izbrisati predmet?

Kliknite na 🗑️ ikonicu i potvrdite. UPOZORENJE: Brisanje je trajno!

Mogu li vidjeti sve email-ove poslate za predmet?

Da, u Email Logs odaberite filter za željeni predmet.

Kako arhivirati stare logove?

U Activity Logs kliknite "Arhiviraj logove starije od X dana"

Kontakt podrška

Za tehničku podršku ili pitanja:

• Email: support@akokvo.me
• Telefon: +382 XX XXX XXX