AKOKVO Arhiva Uputstvo

Pregled i filtriranje zahtjeva za akreditaciju (Read-Only pristup)

Uvod

Arhiva je read-only korisnička rola u AKOKVO Workflow sistemu namijenjena za pregled svih zahtjeva za akreditaciju studijskih programa. Ova uloga je idealna za rukovodstvo, direktorat ili ostale korisnike koji žele imati uvid u sve procese bez aktivnog učešća u operativnom radu.

Karakteristike Arhiva uloge:

Šta MOŽETE raditi:

  • Pregled svih podnesenih zahtjeva (bez obzira na status)
  • Pregled dodijeljenih koordinatora za svaki predmet
  • Filtriranje predmeta po statusu, nazivu, koordinatoru
  • Pregled kompletnih podataka o svakom zahtjevu
  • Pregled priložene dokumentacije (download)
  • Praćenje timeline-a aktivnosti za svaki predmet
  • Uvid u odluke komisije i finalnu odluku

Šta NE MOŽETE raditi:

  • Promjena statusa predmeta
  • Dodjela koordinatora
  • Brisanje predmeta
  • Uređivanje podataka
  • Dodavanje komentara
  • Zahtijevanje dopune
  • Pristup logovima (activity logs, email logs)
  • Pristup podešavanjima sistema

Email notifikacije:

Arhiva korisnici NE PRIMAJU email notifikacije tokom workflow-a. Jedini email koji primate je dobrodošlica sa pristupnim podacima prilikom kreiranja naloga.

Sadržaj

  1. Prijava u sistem
  2. Arhiva Dashboard
  3. Pregled predmeta
  4. Filteri i pretraga
  5. Razumijevanje statusa
  6. Mogućnosti i ograničenja
  7. Najčešća pitanja (FAQ)

1. Prijava u sistem

Pristupni podaci

Vaš nalog kreira administrator AKOKVO sistema. Primate email sa pristupnim podacima:

Korisničko ime: vase.korisnicko.ime
Lozinka: privremena_lozinka_123

Koraci za prijavu:

  1. Otvorite link iz email-a ili idite na stranicu za prijavu
  2. Unesite korisničko ime i lozinku
  3. Kliknite Prijavi se
  4. PREPORUČENO: Promijenite privremenu lozinku u Moj profil

Promjena lozinke:

Nakon prijave, idite na Moj profil i promijenite privremenu lozinku:

  1. Navigirajte na Moj profil (u meniju)
  2. Unesite trenutnu lozinku
  3. Unesite novu lozinku (dva puta)
  4. Kliknite Sačuvaj izmjene

2. Arhiva Dashboard

Nakon prijave, automatski se otvaraju Arhiva Dashboard - centralna stranica za pregled svih zahtjeva.

Pregled Dashboard-a

Dashboard prikazuje tabelu sa svim zahtjevima za akreditaciju koji su podneseni u sistem:

KolonaOpis
Broj zahtjeva Automatski generisani jedinstveni broj predmeta
Naziv programa Naziv studijskog programa
Ustanova Naziv ustanove koja je podnijela zahtjev
Org. jedinica Organizaciona jedinica ustanove
Status Trenutni status predmeta (sa bojom)
Koordinator Dodijeljeni koordinator (ili "Neraspodijeljeni")
Datum podnošenja Kada je zahtjev podnesen
Akcije Dugmad za pregled (📋 modal, 👁️ stranica)

Status boje

Statusi su obojeni prema fazi procesa:

BojaFazaPrimjer statusa
🟡 Žuta Početna faza Podnesen
🟠 Narandžasta Dodijeljen Dodijeljen koordinatoru
🔵 Plava Dopuna Dopuna potrebna, U dopuni
🟢 Zelena Kompletan Kompletan
🟣 Ljubičasta Komisija Proslijeđen komisiji, Dostavljen izvještaj komisije
🔴 Crvena Finalno Odluka Akreditacionog odbora

3. Pregled predmeta

Svaki predmet možete pregledati na dva načina:

1. Modal pregled (📋 dugme)

Prednosti:

  • Brz pristup podacima bez napuštanja dashboard-a
  • Pogodan za brzo pregledanje više predmeta
  • Automatski scroll unutar modala

Kako koristiti:

  1. Kliknite na 📋 dugme u koloni Akcije
  2. Modal se otvara sa kompletnim podacima
  3. Scroll unutar modala za pregled svih sekcija
  4. Zatvorite klikom na X ili klik izvan modala
  5. Pritisnite ESC na tastaturi za zatvaranje

2. Stranica pregled (👁️ dugme)

Prednosti:

  • Više prostora za prikaz podataka
  • Lakše printanje ili export
  • Pogodan za detaljnu analizu jednog predmeta

Kako koristiti:

  1. Kliknite na 👁️ dugme u koloni Akcije
  2. Otvara se nova stranica sa svim podacima
  3. Koristite Nazad na Dashboard za povratak

Šta možete vidjeti u pregledu:

Sekcija 1: Podaci o ustanovi

  • Naziv ustanove, vrsta, status (javna/privatna)
  • Organizaciona jedinica
  • Sjedište i adresa
  • Kontakt podaci (telefon, email, web)

Sekcija 2: Prethodna akreditacija

  • Broj sertifikata o akreditaciji
  • Datum izdavanja sertifikata
  • Broj licence za rad
  • Datum izdavanja licence

Sekcija 3: Podaci o studijskom programu

  • Naziv studijskog programa
  • Naučna oblast
  • Vrsta programa
  • Vrsta studija (redovne, vanredne, na daljinu)
  • Stepen/ciklus studija (Bachelor, Master, Doktorat)
  • Broj ECTS bodova
  • Broj semestara
  • Planirani broj studenata
  • Planirano izdavanje diplome

Sekcija 4: Specifično za engleski jezik (ako je primjenjivo)

  • Organizacija nastave na engleskom jeziku
  • Akreditacija na crnogorskom jeziku (broj odluke, datum)

Sekcija 5: Priložena dokumentacija

  • Zahtjev za akreditaciju
  • Obrazac programskih informacija
  • Potvrde o poznavanju engleskog jezika
  • Pravila studiranja
  • Primjer diplome
  • Statut ustanove
  • Strategija osiguranja kvaliteta
  • Bilans stanja
  • Bilans uspjeha
  • Ostala dokumentacija

Dodatne sekcije (zavisno od faze):

SekcijaSadržaj
Dopuna dokumentacije Dopuna fajlovi, komentar ustanove, datum upload-a
Dopuna na zahtjev komisije Dopuna fajlovi, komentar ustanove, datum upload-a
Posjeta ustanovi Datum posjete, napomena o posjeti
Izvještaj komisije Dokument izvještaja, komentar komisije, datum dostavljanja
Izjašnjenje ustanove Dokument izjašnjenja, komentar ustanove, datum dostavljanja
Odluka Akreditacionog odbora Tip odluke (Odobreno/Odbijeno), obrazloženje, dokument odluke, datum
Timeline aktivnosti Kompletna historija promjena statusa, ko je izvršio promjenu, datum i vrijeme

4. Filteri i pretraga

Dashboard omogućava filtriranje predmeta po različitim kriterijumima:

1. Filter po statusu

Dropdown "Filtriraj po statusu":

  • Prikazuje sve dostupne statuse u sistemu
  • Selektujte status da prikažete samo predmete sa tim statusom
  • Kombinuje se sa drugim filterima (AND logika)
Primjer:
Status: "Dodijeljen koordinatoru" + Coordinator: "Marko Marković"
→ Prikazuje sve predmete dodijeljene Marku sa statusom "Dodijeljen koordinatoru"

2. Filter po koordinatoru

Dropdown "Filtriraj po koordinatoru":

  • Prikazuje sve koordinatore u sistemu + opcija "Neraspodijeljeni"
  • Selektujte koordinatora da prikažete samo njegove predmete
  • "Neraspodijeljeni" prikazuje predmete koji još nisu dodijeljeni
Primjer:
Coordinator: "Ana Anić"
→ Prikazuje sve predmete dodijeljene Ani (bez obzira na status)

3. Pretraga

Search polje:

  • Pretražuje po broju zahtjeva ili nazivu programa
  • Unesite ključnu riječ i pritisnite Enter ili čekajte 300ms
  • Case-insensitive (ne razlikuje velika/mala slova)
Primjer:
Search: "master"
→ Prikazuje sve programe koji sadrže riječ "master" u nazivu

Resetovanje filtera

Dugme "Resetuj filtere":

  • Klikom na ovo dugme brišete sve aktivne filtere
  • Prikazuju se svi predmeti u sistemu
  • Koristi se kada želite "clear all" akciju

Kombinovanje filtera

Možete kombinovati sve tri filtera istovremeno:

Primjer 1:
Status: "Kompletan"
Coordinator: "Jelena Jelenić"
Search: "inženjerstvo"
→ Prikazuje samo kompletne predmete dodijeljene Jeleni sa "inženjerstvo" u nazivu
Primjer 2:
Status: "Podnesen"
Coordinator: "Neraspodijeljeni"
→ Prikazuje sve nove zahtjeve koji još nisu dodijeljeni koordinatoru

5. Razumijevanje statusa

AKOKVO Workflow sistem koristi 12 statusnih faza kroz koje predmet prolazi:

StatusKo postavljaŠta značiTrajanje
Podnesen Automatski Novi zahtjev je podnesen, čeka dodjeljivanje koordinatoru Dok administrator ne dodjeli koordinatora
Dodijeljen koordinatoru Administrator Predmet je dodijeljen koordinatoru na obradu Dok koordinator ne pregleda dokumentaciju
Dopuna potrebna Koordinator Dokumentacija je nekompletna, potrebna dopuna Dok ustanova ne upload-uje dopunu
U dopuni Automatski Ustanova je dostavila dopunu, čeka pregled Dok koordinator ne pregleda dopunu
Kompletan Koordinator Dokumentacija je kompletna, spreman za komisiju Dok se ne proslijedi komisiji
Proslijeđen komisiji Koordinator/Admin Predmet je poslan komisiji na razmatranje Dok komisija ne donese odluku ili zatraži dodatnu dopunu
Dopuna na zahtjev komisije Koordinator/Admin Komisija traži dodatnu dokumentaciju ili pojašnjenja Dok ustanova ne upload-uje traženu dopunu
U dopuni - komisija Automatski Ustanova dostavila dopunu, čeka pregled komisije Dok komisija ne pregleda dopunu
Dogovorena posjeta Koordinator/Admin Zakazana posjeta ustanovi (site visit) Dok se ne obavi posjeta i pripremi izvještaj
Dostavljen izvještaj komisije Koordinator/Admin Komisija je dostavila izvještaj sa nalazima Dok ustanova ne dostavi izjašnjenje (ako ima primjedbe)
Izjašnjenje ustanove Automatski Ustanova je dostavila izjašnjenje na izvještaj komisije Dok se ne donese finalna odluka
Odluka Akreditacionog odbora Admin/Koordinator Doneta je finalna odluka (Odobren/Odbijen) Trajno (završni status)

6. Mogućnosti i ograničenja

Mogućnosti Arhiva uloge

Pregled svih predmeta

Imate pristup svim zahtjevima za akreditaciju u sistemu bez obzira na:

  • Status predmeta
  • Dodijeljenog koordinatora
  • Datum podnošenja
  • Ustanovu

Filtriranje i pretraga

Možete koristiti napredne filtere za brzu navigaciju:

  • Filter po statusu
  • Filter po koordinatoru
  • Pretraga po nazivu/broju
  • Kombinacija svih filtera

Pregled kompletnih podataka

Za svaki predmet vidite:

  • Sve podatke prijave (establishment, program data)
  • Kompletnu dokumentaciju sa download opcijom
  • Timeline aktivnosti
  • Dodijeljenog koordinatora i kontakt podatke
  • Izvještaje komisije
  • Izjašnjenja ustanove
  • Finalnu odluku sa obrazloženjem

Download dokumentacije

Možete preuzeti bilo koji priloženi dokument:

  • Klik na ime fajla otvara download
  • Dokumenti se čuvaju sigurno (secure URL)
  • Pristup se validira prije download-a

Dva načina pregleda

Birate između:

  • Modal view (📋) - brz pregled bez napuštanja dashboard-a
  • Page view (👁️) - detaljan pregled na posebnoj stranici

Ograničenja Arhiva uloge

Nema pristupa akcijama

NE MOŽETE:

  • Mijenjati status predmeta
  • Dodjeljivati koordinatore
  • Zahtijevati dopunu
  • Slati predmete komisiji
  • Dogovarati posjete
  • Dostavljati izvještaje
  • Donositi odluke

Nema pristupa uređivanju

NE MOŽETE:

  • Uređivati podatke predmeta
  • Brisati predmete
  • Dodavati komentare
  • Upload-ovati dokumente
  • Mijenjati koordinatora

Nema pristupa administraciji

NE MOŽETE:

  • Kreirati korisnike
  • Brisati korisnike
  • Mijenjati podešavanja sistema
  • Pristupiti logovima aktivnosti
  • Pristupiti email logovima
  • Mijenjati role korisnika

Nema email notifikacija

NE PRIMATE automatske email-ove za:

  • Nove zahtjeve
  • Promjene statusa
  • Dostavljene dopune
  • Izvještaje komisije
  • Odluke
Jedini email koji primate je dobrodošlica sa kredencijalima.

7. Najčešća pitanja (FAQ)

Q1: Zašto ne vidim sve predmete u dashboard-u?

A: Provjerite da li ste aktivirali neki filter:

  1. Pogledajte dropdown "Filtriraj po statusu" - da li je selektovano "Svi statusi"?
  2. Pogledajte dropdown "Filtriraj po koordinatoru" - da li je selektovano "Svi koordinatori"?
  3. Pogledajte search polje - da li je prazno?
  4. Kliknite "Resetuj filtere" da prikažete sve predmete

Q2: Kako da vidim samo predmete u finalnoj fazi?

A: Koristite filter po statusu:

  1. Kliknite na dropdown "Filtriraj po statusu"
  2. Selektujte "Odluka Akreditacionog odbora"
  3. Dashboard će prikazati samo predmete sa finalnom odlukom

Q3: Šta je razlika između 📋 i 👁️ dugmeta?

A:

  • 📋 (Modal): Otvara popup sa podacima, ostajete na dashboard-u, brže za pregledanje više predmeta
  • 👁️ (Page): Otvara novu stranicu sa podacima, više prostora, lakše za printanje

Birajte prema preferenciji - sadržaj je isti.

Q4: Mogu li da promijenim status predmeta?

A: NE. Arhiva uloga je read-only. Samo možete pregledati podatke. Promjenu statusa vrše:

  • Koordinatori (za svoje dodijeljene predmete)
  • Administratori (za sve predmete)

Q5: Zašto ne mogu da download-ujem dokument?

A: Mogući razlozi:

  1. Link je istekao - Osvježite stranicu (F5) i pokušajte ponovo
  2. Fajl je obrisan - Kontaktirajte administratora
  3. Niste ulogovani - Provjerite da li ste i dalje prijavljeni u sistem

Secure URL linkovi su validni 30 minuta.

Q6: Kako da nađem sve predmete određene ustanove?

A: Koristite search funkciju:

  1. U polje "Pretraži po broju zahtjeva ili nazivu programa" unesite naziv ustanove
  2. Dashboard će filtrirati rezultate
  3. Alternativno, možete kombinovati sa filterom po koordinatoru ako znate ko je dodijeljen toj ustanovi

Q7: Vidim "Neraspodijeljeni" u koloni Koordinator. Šta to znači?

A: To znači da predmet još nije dodijeljen nijednom koordinatoru. Takvi predmeti su obično u statusu "Podnesen" i čekaju da administrator dodijeli koordinatora.

Q8: Mogu li da preuzem sve dokumente jednog predmeta odjednom?

A: Trenutno NE - svaki dokument preuzimate pojedinačno klikom na ime fajla u pregledu predmeta.

Napomena: Komisija ima opciju "Download All Documentation (ZIP)" na svojim review stranicama, ali ta funkcionalnost nije dostupna Arhiva ulozi.

Q9: Kako da vidim historiju promjena statusa?

A:

  1. Otvorite predmet (📋 modal ili 👁️ stranica)
  2. Scroll-ujte do sekcije "Timeline aktivnosti" (na dnu)
  3. Tu vidite sve promjene statusa sa:
    • Datumom i vremenom
    • Ko je izvršio promjenu
    • Stari i novi status

Q10: Zašto ne primam email notifikacije?

A: Arhiva uloga namjerno NE PRIMA email notifikacije tokom workflow-a. Razlog:

  • Arhiva je read-only uloga za uvid, ne za operativni rad
  • Primali biste prevelik broj emailova (za sve predmete u sistemu)
  • Vaša uloga ne zahtijeva aktivne akcije pa ni notifikacije

Jedini email koji primate je dobrodošlica sa kredencijalima prilikom kreiranja naloga.

Q11: Kako da promijenim svoju lozinku?

A:

  1. Navigirajte na Moj profil (u meniju)
  2. U sekciji "Promjena lozinke" unesite:
    • Trenutnu lozinku
    • Novu lozinku (dva puta)
  3. Kliknite Sačuvaj izmjene

Q12: Mogu li da vidim ko je sve kontaktiran za neki predmet?

A: NE. Arhiva uloga nema pristup email logovima. Email historiju mogu pregledati samo:

  • Administratori (svi emailovi u sistemu)
  • Koordinatori (emailovi za svoje dodijeljene predmete)

Q13: Šta radim ako primjetim grešku u podacima predmeta?

A:

  1. NE MOŽETE sami ispraviti grešku (read-only pristup)
  2. Kontaktirajte administratora AKOKVO sa informacijom:
    • Broj predmeta
    • Opis greške
    • Ispravni podaci (ako su poznati)
  3. Administrator će izvršiti korekciju

Q14: Kako da vidim samo odobrene predmete?

A:

  1. Kliknite na dropdown "Filtriraj po statusu"
  2. Selektujte "Odluka Akreditacionog odbora"
  3. U rezultatima, pregledajte predmete - oni sa ✅ ODOBRENO u odluci su odobreni

Napomena: Trenutno ne postoji direktan filter za tip odluke (odobren/odbijen), već samo za status. Morate otvoriti svaki predmet sa statusom "Odluka Akreditacionog odbora" da vidite da li je odobren ili odbijen.

Q15: Mogu li da exportujem listu svih predmeta?

A: Trenutno NE - export funkcionalnost nije implementirana za Arhiva ulogu. Ako vam je potreban export, kontaktirajte administratora.

Q16: Šta znači "Org. jedinica" u tabeli?

A: Organizaciona jedinica je dio ustanove koji nudi program. Primjeri:

  • "Fakultet za ekonomiju"
  • "Institut za elektrotehniku"
  • "Katedra za pravo"

Ova informacija pomaže da razlikujete programe u okviru velikih ustanova (univerziteta).

Q17: Zašto neki predmeti nemaju dodijeljenog koordinatora?

A: Predmeti u statusu "Podnesen" još nisu dodijeljeni nijednom koordinatoru. Administrator će ih dodijeliti u skorije vrijeme.

Q18: Mogu li da vidim kontakt podatke koordinatora?

A: DA. Kada otvorite predmet sa dodijeljenim koordinatorom, vidite:

  • Ime i prezime koordinatora
  • Email adresu
  • Kontakt telefon

Ovi podaci se prikazuju u sekciji "Dodijeljeni koordinator".

Q19: Šta znači ako je predmet u statusu "U dopuni" duže vrijeme?

A: Moguće razlozi:

  • Ustanova prikuplja traženu dokumentaciju
  • Ustanova pripremlja dopunu
  • Koordinator još nije pregledao dostavljenu dopunu

Napomena: Arhiva uloga ne može uticati na proces. Ako imate pitanja, kontaktirajte administratora.

Q20: Kako da nađem predmete određenog koordinatora?

A:

  1. Kliknite na dropdown "Filtriraj po koordinatoru"
  2. Selektujte ime koordinatora
  3. Dashboard će prikazati samo predmete dodijeljene tom koordinatoru

Kontakt i podrška

Za dodatna pitanja ili tehničku podršku, kontaktirajte administratora AKOKVO sistema.

AKOKVO — Agencija za kontrolu i obezbjeđenje kvaliteta visokog obrazovanja

Verzija dokumentacije: v5.6.0 • Februar 2026

Za tehničku podršku kontaktirajte AKOKVO sistem administratora.